Automatização inteligente é uma das ferramentas de gestão de projetos que melhor tem ajudado na organização dos negócios.

 

A criação de um chatbot para ser integrado a um projeto qualquer, de qualquer empresa, por si só já é um indicativo de agilidade, clareza e controle. Um investimento que leva da facilitação das rotinas, passando pela distribuição de tarefas e controle de dados, até as avaliações constantes e confecções de relatórios em tempo real. O gestor líder fica com maior disponibilidade para manter o foco no projeto como um todo e, com informações precisas e confiáveis, tem mais facilidade para chegar ao resultado final conforme planejado.

 

O primeiro passo em qualquer projeto que já tenha planejamento e projeções detalhadas, tanto de andamento quanto de resultado final a ser entregue, é desenhar uma das ferramentas de gestão de projetos a partir da demanda específica. O chatbot será único, estará à disposição 24 horas por dia, sete dias por semana, para dar objetividade ao projeto, realizar as tarefas necessárias, contornar obstáculos e garantir o cumprimento das metas prometidas ao cliente.

 

Melhores práticas de gestão de projetos

 

O chatbot precisa ser desenhado a partir das informações de como a empresa funciona. Da estrutura e hierarquia, passando por processos, procedimentos e sistemas existentes, até a cultura e histórico. Essa construção detalhada da ferramenta é que o tornará único, eficientemente integrado à empresa e levará às melhores práticas de gestão de projetos.

 

Importante destacar também que o chatbot funciona como uma central de informações que se auto abastece, armazena conhecimento crescentemente sobre o projeto e organiza toda a documentação que vai se acumulando. Assim, otimiza os processos de consulta e a procura eventual de informações relevantes no andamento de encontros e reuniões mais amplas.

 

Da mesma forma, os técnicos não precisarão de extensos manuais. Havendo alguma dúvida sobre especificações de uma tarefa qualquer, bastará fazer a pergunta para o chatbot e o esclarecimento direto, claro e objetivo estará à disposição instantaneamente. Assim como um líder ou um cliente do projeto poderá se informar tanto sobre a programação do próprio bot quanto, por exemplo, sobre os prazos a serem cumpridos em cada etapa.

 

Simplificação na gestão de processos e projetos

 

Sem a ajuda de um chatbot, um gestor líder de projetos deve distribuir e monitorar a execução de tarefas, organizando as atividades em cronogramas e planilhas. Durante o trabalho, supervisiona para que não surjam obstáculos relevantes no andamento dos processos. A partir de certo momento precisa checar o cumprimento de prazos nas finalizações de etapas. E depois receber relatórios das atividades e se atualizar e memorizar sobre tudo aquilo.

 

Com um chatbot bem construído/programado, é a máquina que executa todas essas tarefas, de uma forma muito mais rápida, mais confiável porque elimina o risco de erro humano e disponibilizando on line, em tempo real, as informações que, ao modo antigo, só chegariam nos relatórios de tempos em tempos. Essa atualização também não precisa ficar restrita à liderança, podendo estar simultaneamente ao alcance de todos os envolvidos no projeto. 

 

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